企業(yè)參展準(zhǔn)備7步曲
一、選展：成功第一步。
歐洲國際展覽服務(wù)公司北京辦事處介紹，德國的國際博覽會形式多樣，五彩繽紛，有些是綜合型大型博覽會，如每年春季舉行的漢諾威工業(yè)博覽會;但更多的是專業(yè)性瞻會，地區(qū)間也有所側(cè)重，如法蘭克福的博覽會側(cè)重消費品。
科隆側(cè)重家用品、木工、五金等;柏林博覽會舉辦的農(nóng)業(yè)型博覽會“綠周”、國際旅游博覽、越洋進口博覽和國際通訊展是世界著名的;慕尼黑側(cè)重建材。在這些舉世聞名的博覽會上，都有來自中國的商家參展。
根據(jù)公司的出口目標(biāo)，選擇適宜的展會是成功的前提。彭剛先生說，“選擇展覽會應(yīng)當(dāng)像尋求產(chǎn)品目標(biāo)市場那樣慎重。我們公司主營電子儀表出口。參加的科隆電子展算是很專業(yè)很對口。考慮到公司小，只租了3X3M的展位。但資料和樣品可沒少帶。布展也用了些心思?！?/p>
因此，事前盡可能地了解展覽會的資料，是作出正確抉擇的可靠保證。有關(guān)博覽會的資料可向各主辦機構(gòu)或各國工商會索取，行業(yè)雜志和因特網(wǎng)上也有詳細的介紹。國內(nèi)相關(guān)的行業(yè)商會或你的大客戶一般也能提供本行業(yè)內(nèi)有世界影響的專業(yè)展覽會的情況。
二、計劃：提前一年做好準(zhǔn)備。
歐洲國際展覽服務(wù)公司根據(jù)多年的組展經(jīng)驗提醒中國參展廠商，德國商家的計劃性是世界聞名的，一切計劃要在一年前做好。這位發(fā)言人說：“中國的參展團一般計劃做得較遲，再加上其它種種原因，參展消息到達對方時，已嫌太晚?！?/p>
三、展品：適宜可銷。
“確定適宜可銷的產(chǎn)品組合”是參展取得成功的重要步驟。據(jù)科隆家電展覽中心的統(tǒng)計，到德國觀展的客商72%尋求新產(chǎn)品，所以不要展示過時產(chǎn)品。為了確保產(chǎn)品“適宜可銷”，參展前的市場調(diào)查非常重要。
據(jù)深圳某集團公司所屬一家鞋廠總經(jīng)理魏先生介紹，該公司在赴徳參展前，曾查閱了很多有關(guān)德國和歐洲其它國家對鞋類產(chǎn)品的需求情況的資料，了解他們的消費水平和消費習(xí)慣以及氣候，地形因素。他說：“我們還參考了鞋類雜志上歐洲鞋款的新設(shè)計，并根據(jù)我們原有歐洲客人對鞋的需求品種，在材料、款式、顏色、楦型上有針對性地制作了200多種款式。效果很好，第一次參加德國的交易會，我們便簽下了80多萬雙的合同?，F(xiàn)在，德國已成為我公司主要的外銷市場之一?！?/p>
四、資料：企業(yè)和產(chǎn)品形象。
中國赴德參展的企業(yè)中，普遍存在資料準(zhǔn)備不足的問題。歐洲國際展覽服務(wù)公司北京辦事處介紹說：一些廠家對產(chǎn)品的介紹只有三言兩語，并且不配外文翻譯，把整理資料的工作推給組織方，組織方再把翻譯的工作推給外方公司的北京辦事處。
這樣一來，“首先是耽誤了時間，再就是，外方辦事處的翻譯人員不是各個專業(yè)都精通，難免在翻譯的過程中不能完全表達廠家的意圖。”另外，中方廠家多不重視介紹材料的紙張，給人以及其不正規(guī)的印象。因此，該展覽服務(wù)公司專家建議，所有資料應(yīng)該準(zhǔn)備中、英、徳三種文字版本，外文文字沒有錯漏，中文如能用繁體字印制0好，這樣會方便來自港臺的客戶。
宣傳材料的紙張、印刷應(yīng)該力求精美，版式設(shè)計方便閱讀，圖片盡量完善、清晰。她說：“這些資料是給客戶的第一印象。參加一個大型的國際專業(yè)展覽會，展覽的資料、宣傳策劃反映出一個企業(yè)的綜合素質(zhì)?！倍?，一定要準(zhǔn)備充足的名片。參展人員名片應(yīng)以中英文印制，數(shù)量以每日50-100張準(zhǔn)備。
五、布展：強化形象設(shè)計。
在展位的設(shè)計和裝修方面，赴德參展的中國企業(yè)需要調(diào)整一貫以產(chǎn)品代替展品的做法，改變產(chǎn)品堆砌的展出方式，加強公司的形象設(shè)計。
據(jù)中商網(wǎng)展覽信息部的專家介紹，展品本身并不能說明全部情況、顯示全部特征，需要適當(dāng)?shù)膱D表、資料、照片、模型、道具、模特或講解員等真人實物，借助裝飾、布景、照明、視聽設(shè)備、信息技術(shù)等手段，加以說明、強調(diào)和渲染。比如，要展出的產(chǎn)品是服裝或背包，就要考慮到用模特展示，或事先與展覽組織者聯(lián)系安排專場表演，引起參展買家的興趣。歐洲國際展覽服務(wù)公司的劉小姐補充說，“國外大公司的展位一般都花費幾萬美金甚至更多進行裝修，配上錄像機、大屏幕投影機、電腦、鮮花、綠色植物和小禮品，顯得氣派、莊重、溫馨，給參觀者留下深刻印象?！?/p>
六、目標(biāo)客戶：事先約定。
向公司現(xiàn)有客戶郵寄邀請信，同重要的客戶約定見面時間，以加強業(yè)務(wù)聯(lián)系。中國商品市場信息網(wǎng)中國展覽信息部專業(yè)人士介紹，中國出口商應(yīng)在展前有意識地邀請目標(biāo)客戶參觀自己在德國展會的展位，從而避免了展覽會上自己的站臺門庭冷落的情況，給目標(biāo)買家留下較深的印象。
歐洲國際展覽服務(wù)公司還建議，可以通過接待中國團組的德方接待機構(gòu)實現(xiàn)與有關(guān)買家取得聯(lián)系，并預(yù)訂在展覽會上的會談日期?！斑@樣，交易的成功率較高?！?/p>
七、提前宣傳：提高知名度。
在展覽會刊及相關(guān)雜志上刊登廣告可以提高參展產(chǎn)品的知名度。深圳堯科進出口公司的經(jīng)驗是：事先在德國當(dāng)?shù)厥袌鲂麄髯约旱漠a(chǎn)品是很好的展前準(zhǔn)備，可以通過德國媒體、也可以通過當(dāng)?shù)孛俗鲂蜗蟠匀?，或在城市主要位置設(shè)立廣告牌，在德國消費者的心目中創(chuàng)出品牌?！斑@樣，產(chǎn)品參展時，才能引起觀展商的注意?！?/p>
